Entre todas las charlas a las que pudimos asistir en la última edición de ExpoManagement, nos llamaron la atención especialmente aquellas que, como solemos hacer también en este blog, buscan analogías entre la gestión de los Recursos Humanos (RRHH) y otros planos, como, por ejemplo, la Naturaleza. Es el caso de “Mirando al panal: las abejas como maestras”, impartida por la naturalista Carol Sala, y en la que pudimos redescubrir las muchas lecciones que para la gestión en general y los RRHH en particular, tiene el mundo de las abejas.

La base de la disertación de Carol Sala es la constatación de que la clave de la supervivencia de una colmena, comparable con un grupo de personas o una empresa, es funcionar “como un sistema cuyo objetivo es la comunidad, y donde el todo es algo más que la suma de las partes“. Es decir, si el reparto de tareas es adecuado, y todas las partes actúan con el único objetivo de enriquecer al todo, el resultado es mayor del que se esperaría si simplemente se ensamblaran. Pero ¿cómo hacerlo? Obviamente, con algo más que un simple reparto de funciones.

Los primeros valores que harán que así suceda son la especialización, la formación y la capacidad de transformación de los miembros del equipo, en este caso las abejas. Aunque se inician como nodrizas, su especialización, que les permitirá ofrecer lo mejor de sí mismas en cada momento, evoluciona transformándolas en obreras y finalmente en soldados. Y lo curioso es que pasan de una función a otra sólo cuando están preparadas, no antes..

La excelencia en su desempeño se pone así al servicio de la comunidad y multiplica su efectividad ya que es el resultado de un proceso de desarrollo en el que se adquiere un conocimiento global del funcionamiento del conjunto ¿les suena? Este proceso, en el que se conjuga reparto de tareas, comunicación (a través de feromonas) y experiencia, no sólo les permite conocer y trabajar mejor en equipo, sino que genera una serie de sinergias que mejoran su productividad y eficiencia.

Otro valor en su forma de proceder es la planificación. De nuevo la asignación de tareas, la comunicación y la especialización permiten la optimización de cada recurso propio, cada abeja; también externo, como el tiempo;  los bienes a explotar, las flores y el mundo vegetal en el que germinan; y el espacio propio, la colmena.

Finalmente y al hilo de lo anterior, el trabajo en equipo aporta la capacidad para reducir al mínimo el coste de oportunidad y aprovechar al máximo las opciones que se ofrecen a cada uno para avanzar en el bien común. Especialización, planificación, sinergia, trabajo en equipo, comunicación y objetivos comunes son pues, los pilares de esta forma de proceder, que a todas luces, ha sido hasta el momento más que exitosa.

Pero aún faltan dos detalles, que también aportan puntos diferenciales importantes para la superviviencia y el desarrollo individual y colectivo: el liderazgo por una parte, y la capacidad de servicio, por otra. Y es que, la capacidad de servicio que demuestran los individuos, desde las nodrizas, hasta las obreras pasando por los zánganos, y estos más que ninguno (al morir después de fecundar a la Reina), es esencial para el buen funcionamiento del conjunto. Su trabajo esmerado e incesante supera con creces nuestra capacidad humana, pero puede marcarse como meta utópica en nuestro imaginario colectivo, sirviéndonos de luz y ejemplo. Por otra parte, de nada serviría todo ese trabajo si no existiera al final un objetivo común, servir a la reina y mantener la colmena, así como líderes que  guíen al resto para alcanzarlo. De nuevo, la capacidad de los individuos para organizar y auto-organizarse, comunicarse en definitiva, es esencial para llevar el proyecto a buen puerto.

¿Aprenderemos algún día a hacer todo esto con la simpleza y eficacia de las abejas? Ese es el reto…

Esta semana se celebra en Madrid la X edición de ExpoManagement, el mayor acontecimiento anual en lo que se refiere a divulgación y transmisión de las últimas tendencias en las grandes áreas del management y la dirección: desde la estrategias, pasando por la gestión y los Recursos Humanos (RR.HH.) hasta la innovación y la comunicación. Como cada año, ExpoManagement trae a sus escenarios a lo más granado del panorama mundial en cuanto a conferenciantes, gurús y expertos en todos estos temas pero ¿qué aportará esta edición al sector de los RR.HH.?

Por una parte, en lo que se refiere al programa central, premium, esta edición ofrecerá 3 encuentros en torno al liderazgo: desde una perspectiva humana, de la mano de Fernando Parrado, conocido por su experiencia de supervivencia a un accidente de avión en los Andes; desde una perspectiva innovadora, a partir del know-how acumulado por Kevin Roberts, CEO de la prestigiosa agencia publicitaria Saatchi&Saatchi; y en clave política, con Parag Khana, prestigioso estratega geopolítico.

De forma más directa para la gestión de personas y por lo tanto, más dirigida a directores y gestores de RR.HH., será posible asistir a la ponencia de Rosabeth Moss Kanter, profesora de la Harvard Business School, sobre “Colaboración, confianza, y resiliencia para atraer a los nuevos talentos“;  y a la exposición del headhunter Claudio Fernández Araoz que hablará sobre “Por qué es tan difícil elegir y retener a los mejores“, sin duda una cuestión clave en tiempos de inestabilidad del talento como los actuales.

Pero es en el ciclo de conferencias de acceso libre donde de nuevo, ExpoManagement marcará la diferencia, con un apretado programa en todos los planos temáticos, también en RR.HH. Basten destacar las salas dedicadas al Management, con charlas sobre “Coaching y Zen” o “Etho-management” (paralelismo entre mundo animal y gestión); o las dedicadas a Liderazgo, en las que se tratarán entre otros la relación entre este y el mentoring, el autoliderazgo y la productividad o su relación con la tarea comercial, clave hoy para la propia supervivencia de las organizaciones.

Sea como fuere, se presenta como una nueva oportunidad para abrir oídos, ojos y mente a nuevas ideas, consejos y tendencias, con las que afrontar una gestión de Recursos Humanos cada día más efectiva, sea desde el día a día, o en su proyección hacia el futuro. Como aperitivo, baste consultar los vídeos de sus ediciones anteriores…

A nadie se le escapa que la irrupción de internet a finales de los 90 ha supuesto en vuelco en las formas de proceder y no pocos cambios en multitud de sectores. Sin duda, uno de los más beneficiados por la tecnología ha sido el área de la formación, que ha encontrado en la red de redes un instrumento ágil y de gran potencial para distribuir, compartir e impartir conocimientos. Pero ¿cuáles han sido las claves de este cambio? ¿qué ha hecho que internet haya revolucionado la formación? Coincidiendo con la efeméride anual del día de internet, resumimos lo que, a nuestro modo de ver, son las 5 razones por las que internet ha revolucionado la formación:

• Disponibilidad total: si hasta ahora la formación pasaba obligatoriamente por fijar horario y lugar para impartirse, hoy, el e-learning permite escapar a toda restricción física, posibilitando su desarrollo a cualquier hora, cualquier día y desde, o hacia, cualquier lugar del mundo. Esta flexibilidad ha abierto la formación a profesionales que, hasta ahora, por falta de tiempo o de disponibilidad física, no podían acceder a ella. Por ende, se ha convertido en un aliado de la conciliación y por lo tanto, un instrumento más de motivación y de retención del talento: los profesionales ha acogido con satisfacción la posibilidad de seguir formándose durante toda su carrera sin que eso suponga grandes sacrificios de tiempo, tanto para su jornada laboral, como para su espacio personal o familiar.

• Acceso total al conocimiento: internet es una fuente inagotable de recursos e información, algo impensable hace solo 20 años, cuando todo pasaba por consultas físicas en archivos y bibliotecas. Hoy, cualquiera, desde cualquier lugar, puede acceder a todo el conocimiento, facilitándose su flujo, transmisión y asimilación.

• Comunicación e interacción: los medios online han facilitado enormemente la comunicación entre formadores y alumnos, así como entre los propios formadores y entre los propios alumnos. De esta forma la interacción ya no depende de la presencia física sino de la voluntad de diálogo e intercambio. Internet es ágil, rápido y finalmente, permite el contacto “one to one”, la personalización de la formación. Más allá de todo lo anterior, el elearning ha transformado el modo en que se relacionan profesores y alumnos, ampliando sus posibilidades de aprendizaje.

• Ahorro de costes: por obvio, también debería ahorrarnos palabras, y así es. Sin necesidad de desplazamiento, de reservar espacios, ni de ofrecer medios físicos para su realización, la formación online o elearning es un ahorro para formadores, empresas de formación y alumnos o clientes respecto al método presencial.

• Aprendizaje continuo y global: la formación online no finaliza en un texto, ni en una sesión o un programa. Gracias a internet, es posible ampliarla, volver sobre ella y reforzarla. El mito de la formación continua se hace real y presente en la red de redes, que además permite el acceso a fuentes de cualquier punto del planeta, de forma ágil y rápida.

Conseguir que esta transformación no se quede sobre el papel, o mejor dicho, sobre la pantalla, ha exigido por parte de las empresas de formación un esfuerzo continuado para adaptar las metodologías y hacerlas efectivas. De esta forma, se ha visto que ni todo lo nuevo es lo mejor, ni todo lo anterior es malo y en estos momentos impera la idea de que se optimiza el elearning con momentos de presencia física, lo que ha devenido en el llamado blended learning. Sin duda, la combinación de online y offline es mejor que optar sólo por una modalidad, pero, y hoy es el día para recordarlo, ¡no sería posible sin internet!

Aunque la base de la gestión empresarial radica en separar funciones y adjudicar a cada profesional aquella para la que es más apto, optimizando así cada recurso, esta regla no es válida siempre y en todo lugar. Las crisis, por ejemplo, demuestran que también es importante la polivalencia, de modo que los perfiles no se definan sólo por una habilidad, sino por varias y en función de las mismas, puedan desempeñar en mayor o menor medida, distintas funciones dentro de la empresa, complementando la acción del resto del equipo.

Esta realidad es especialmente relevante cuando, como ocurre en las crisis económicas, disminuyen las ventas y por lo tanto los ingresos. El axioma de que “todos venden” se vuelve entonces, un imperativo que, de no cumplirse, puede agravar aún más la situación, y si se sigue, puede llevar a una organización a mejorar sustancialmente la respuesta de clientes y potenciales clientes.

Por este motivo, y aunque el núcleo de la venta esté siempre en el departamento comercial de una empresa y sus componentes, no deben desdeñarse las puertas que en ese sentido puedan abrir el resto de profesionales de la empresa, desde la recepción hasta las secciones productivas o ejecutoras. De la misma forma, centrarse en formar sólo a los miembros del departamento comercial para mejorar su eficacia, es olvidar que también el resto de la plantilla puede ser útil para la venta si se le ayuda a potenciar determinadas habilidades.

El enfoque comercial es cada día más un enfoque total, que afecta a todos en una empresa, sea cual sea su tamaño o sector. Toma vida el concepto de venta total.

Entendiéndose así  ¿de verdad tiene sentido seguir pensando que la formación para la venta, es sólo para comerciales?

La irrupción de las nuevas tecnologías ha transformado nuestra forma de comunicarnos y a nadie se le escapa que también está trastocando nuestra propia expresión. Basta con echar un vistazo al buzón de correo electrónico para encontrarse un sin fin de mensajes redactados de diferente forma y que por su estructura, apariencia o corrección, nos inspiran mayor o menor confianza, dependiendo también de quién nos los ha remitido. Lo cierto es que la instantaneidad del email y también a menudo, la urgencia, han hecho que la escritura de los mismos se haya hecho cada vez más laxa, hasta llegar, a veces, al exceso.

Hoy en día, no basta con ser excelente, sino que además hay que parecerlo. De hecho, a menudo el email es la primera imagen que tenemos de una persona o un profesional, y por lo tanto, debe cuidarse al máximo. Después del primer contacto, no debe abandonarse la praxis correcta al escribir, pues puede destruir, en un segundo, lo construido durante años.

Antes de escribir un email, deben tenerse en cuenta, como en cualquier acto de comunicación: a quién nos dirigimos, en qué circunstancias y para qué lo hacemos. La primera cuestión, “a quién”, determinará, por ejemplo, el tono en que debe escribirse el correo, más formal si lo escribimos para enviarse a un desconocido o a un mando en la empresa, y más informal si es para un colega de trabajo, o un amigo.  La segunda, “cuándo y dónde”, nos permitirá obviar algunos detalles o al contrario, requerirá abundar en los mismos para contextualizar el contenido de nuestro mensaje. Y finalmente, la tercera, “para qué”, determinará la estructura del texto, su extensión y sus matices.

En cualquiera de esos casos, un email no puede tomarse como un sms o mensaje de texto por móvil, ni como una ventana de chat, otros de los diversos medios tecnológicos que usamos habitualmente para comunicarnos. Por lo tanto, conviene seguir estos consejos:

• Escribir siempre un texto en la línea de asunto, detallando de forma breve el tema del que trata el email;
• Encabezarlo correctamente con un saludo, cuya formalidad dependerá de cuestiones como la relación entre emisor y receptor y otras como el asunto a tratar;
• Una breve línea de introducción para anticipar el asunto que motiva el email, sobre todo si es el primero y no una respuesta a emails anteriores;
• Una estructura gramatical correcta y que ordene los conceptos e ideas para facilitar la comprensión del texto;
• Corrección ortográfica, que denotará nuestra atención para con el receptor, facilitará la comprensión y generará más confianza y fiabilidad (utilizar los correctores ortográficos del editor de texto o del programa de correo);
• Una despedida correcta y adecuada al asunto del email y al receptor del mismo;
• Prestar atención a cuestiones formales como la extensión de las frases, preferiblemente cortas, las siglas, que deben evitarse ya que pueden dar pie a confusión, y los extranjerismos salvo que sean de uso muy común;
• Resumir y ser breve, en la medida de lo posible, ya que la lectura en pantalla es siempre más distraída y puede resultar tediosa, sobre todo si se realiza desde un dispositivo móvil, algo cada día más frecuente;

Además de todo esto conviene destacar lo que no debe hacerse al escribir un email, sea porque dará mala imagen de nosotros o porque impedirá la correcta comprensión del mensaje:

• No utilizar frases incompletas o gramaticalmente incorrectas;
• No escribir en mayúsculas palabras o frases completas, ya que esto no sólo dificulta la lectura, sino que en la cultura digital es interpretado como una exclamación y una falta de educación;
• No dar  nada por sentado, explicando correctamente lo que queremos decir y precisándolo en la medida de lo posible para que el texto no de pie a malas interpretaciones;

Finalmente, sólo quedaría aplicar algunos consejos más, también importantes ya que ayudarán a evitar errores que deban subsanarse posteriormente y mejorará el efecto del email:

• No contestar a un correo si estamos enfadados o alterados a causa del asunto tratado en el mismo; es preferible esperar a estar más tranquilos, meditar la respuesta y quitarle hierro a su contenido ya que el lenguaje escrito no permite tantos matices como el oral y puede ser mucho más violento, además de ser también mucho más trascendente (al quedar patente, poder releerse y conservarse);
• Leer varias veces el email antes de enviarlo, no sólo para corregir su estructura y ortografía, sino para asegurarnos de que expresa lo que queremos y será entendido como queremos por el receptor;

Y es que aunque a muchos se lo parezca, la redacción de un email no es algo banal, y si no lo creen, prueben a no respetar ninguna de estas advertencias; después de hacerlo quizás acaben por no tener más motivos para enviar uno…