La irrupción de las nuevas tecnologías ha transformado nuestra forma de comunicarnos y a nadie se le escapa que también está trastocando nuestra propia expresión. Basta con echar un vistazo al buzón de correo electrónico para encontrarse un sin fin de mensajes redactados de diferente forma y que por su estructura, apariencia o corrección, nos inspiran mayor o menor confianza, dependiendo también de quién nos los ha remitido. Lo cierto es que la instantaneidad del email y también a menudo, la urgencia, han hecho que la escritura de los mismos se haya hecho cada vez más laxa, hasta llegar, a veces, al exceso.
Hoy en día, no basta con ser excelente, sino que además hay que parecerlo. De hecho, a menudo el email es la primera imagen que tenemos de una persona o un profesional, y por lo tanto, debe cuidarse al máximo. Después del primer contacto, no debe abandonarse la praxis correcta al escribir, pues puede destruir, en un segundo, lo construido durante años.
Antes de escribir un email, deben tenerse en cuenta, como en cualquier acto de comunicación: a quién nos dirigimos, en qué circunstancias y para qué lo hacemos. La primera cuestión, “a quién”, determinará, por ejemplo, el tono en que debe escribirse el correo, más formal si lo escribimos para enviarse a un desconocido o a un mando en la empresa, y más informal si es para un colega de trabajo, o un amigo. La segunda, “cuándo y dónde”, nos permitirá obviar algunos detalles o al contrario, requerirá abundar en los mismos para contextualizar el contenido de nuestro mensaje. Y finalmente, la tercera, “para qué”, determinará la estructura del texto, su extensión y sus matices.
En cualquiera de esos casos, un email no puede tomarse como un sms o mensaje de texto por móvil, ni como una ventana de chat, otros de los diversos medios tecnológicos que usamos habitualmente para comunicarnos. Por lo tanto, conviene seguir estos consejos:
- Escribir siempre un texto en la línea de asunto, detallando de forma breve el tema del que trata el email;
- Encabezarlo correctamente con un saludo, cuya formalidad dependerá de cuestiones como la relación entre emisor y receptor y otras como el asunto a tratar;
- Una breve línea de introducción para anticipar el asunto que motiva el email, sobre todo si es el primero y no una respuesta a emails anteriores;
- Una estructura gramatical correcta y que ordene los conceptos e ideas para facilitar la comprensión del texto;
- Corrección ortográfica, que denotará nuestra atención para con el receptor, facilitará la comprensión y generará más confianza y fiabilidad (utilizar los correctores ortográficos del editor de texto o del programa de correo);
- Una despedida correcta y adecuada al asunto del email y al receptor del mismo;
- Prestar atención a cuestiones formales como la extensión de las frases, preferiblemente cortas, las siglas, que deben evitarse ya que pueden dar pie a confusión, y los extranjerismos salvo que sean de uso muy común;
- Resumir y ser breve, en la medida de lo posible, ya que la lectura en pantalla es siempre más distraída y puede resultar tediosa, sobre todo si se realiza desde un dispositivo móvil, algo cada día más frecuente;
Además de todo esto conviene destacar lo que no debe hacerse al escribir un email, sea porque dará mala imagen de nosotros o porque impedirá la correcta comprensión del mensaje:
- No utilizar frases incompletas o gramaticalmente incorrectas;
- No escribir en mayúsculas palabras o frases completas, ya que esto no sólo dificulta la lectura, sino que en la cultura digital es interpretado como una exclamación y una falta de educación;
- No dar nada por sentado, explicando correctamente lo que queremos decir y precisándolo en la medida de lo posible para que el texto no de pie a malas interpretaciones;
Finalmente, sólo quedaría aplicar algunos consejos más, también importantes ya que ayudarán a evitar errores que deban subsanarse posteriormente y mejorará el efecto del email:
- No contestar a un correo si estamos enfadados o alterados a causa del asunto tratado en el mismo; es preferible esperar a estar más tranquilos, meditar la respuesta y quitarle hierro a su contenido ya que el lenguaje escrito no permite tantos matices como el oral y puede ser mucho más violento, además de ser también mucho más trascendente (al quedar patente, poder releerse y conservarse);
- Leer varias veces el email antes de enviarlo, no sólo para corregir su estructura y ortografía, sino para asegurarnos de que expresa lo que queremos y será entendido como queremos por el receptor;
Y es que aunque a muchos se lo parezca, la redacción de un email no es algo banal, y si no lo creen, prueben a no respetar ninguna de estas advertencias; después de hacerlo quizás acaben por no tener más motivos para enviar uno…
