En ocasiones ya hemos comentado el déficit que padecen históricamente los españoles en el conocimiento y en la práctica de idiomas como el Inglés. Diversos estudios confirman, año tras año, que el manejo de esta habilidad en los profesionales españoles sigue siendo incompleto.

Como es obvio, en un mundo globalizado, el dominio de un idioma como el Inglés es absolutamente imprescindible si queremos lanzarnos al comercio internacional, y a las relaciones con empresas del exterior, tanto en condición de clientes, como en la de proveedores o colaboradores. Hacerse entender y entender al otro en una lengua tan extendida en el mundo de los negocios como es el Inglés, ya no es una ventaja, sino una necesidad.

Cada día más, quién no es capaz de comunicarse en Inglés y de comprender lo que otros expresan en ese idioma, se ven aislados, no consiguen avanzar profesionalmente y lastran, a su vez, el desarrollo y progreso de las empresas en las que militan. Por ese motivo, no es extraño que cada día son más las empresas que incorporan el Inglés como una formación continua entre sus profesionales; en algunos casos para pasar de un nivel elemental a un dominio mayor, y en otros, para reforzar conocimientos, o ahondar en el dominio de lenguajes técnicos, o específicos.

Aunque nos guste parodiar a determinados grupos profesionales o sectores por abusar de anglicismos en su terminología técnica, como ocurre a menudo en el mundo de la moda, o del marketing y la publicidad, lo cierto es que muchos de esos conceptos y las disciplinas a las que se refieren tienen origen en el mundo anglosajón, y encierran en sí mismos más significados que sus equivalentes en castellano, francés, o alemán, por ejemplo. Pero sobre todo, su conocimiento permite a los profesionales, intercambiar información, ganar clientes y encontrar mejores proveedores más allá de sus fronteras físicas, esas mismas que ya no existen en el mundo de Internet y las redes sociales.

¿Y pues, cuándo empezamos?

Recientemente, dábamos cuenta desde este blog de management y Recursos Humanos, sobre la inversión en formación que realizan las empresas en todo el mundo, y señalábamos que un 31% de las mismas la incrementará este año. También en otros posts, hemos abordado la inversión en formación realizada por las grandes empresas en España, que el año pasado ascendía a 885 millones de euros. Finalmente, hemos analizado también la inversión en formación que se realiza desde otro tipo de empresas, las pymes y las micropymes, que aportan, juntas, la mayor parte del PIB en España, y hete aquí que nos encontramos con una sustancial diferencia en su comportamiento frente a la formación.

Por ejemplo, si bien casi el 100% de las grandes empresas (más de 250 empleados) aprovechan los créditos de formación bonificada a los que tienen acceso a través de la fundación tripartita, sólo el 58% de las pymes (de 10 a 249 empleados) y el 25% de las micropymes  (de 1 a 9 trabajadores), hacen lo propio. La pregunta es, ¿qué ocurre con las pymes y las micropymes? ¿porqué no invierten en formación?

Por nuestra experiencia, la respuesta es múltiple pero las razones son, principalmente tres: por desconocimiento, por falta de tiempo y por falta de enfoque.

Por una parte,  una gran parte de las pymes y micropymes desconocen que pueden costear parcial o totalmente la formación de sus empleados gracias a los pagos realizados a la Seguridad social, parte de los cuales están destinados a subvencionar esta partida. Además, la mayoría desconocen cómo realizar la tramitación de esos créditos y aprovecharlos de forma eficiente.

Por otro lado, este tipo de empresas, por su estructura y naturaleza, carecen de tiempo para gestionar estos créditos de formación a través de la fundación tripartita y también para organizar la formación e impartirla.

Por último, la amplia mayoría de pymes y micropymes ignoran o no tienen tiempo y recursos para analizar en qué habilidades poner el foco de la formación, ni cómo adaptarla a cada uno de sus trabajadores para hacer de ella una herramienta de desarrollo no sólo profesional, sino de la propia empresa.

Sin duda, no son obstáculos desdeñables. Pero por ese motivo, empresas como Educa-training, llevan años atendiendo a empresas de todos los tamaños para responder a sus necesidades formativas en todos los sentidos, también en estas últimas. Realizar formación no consiste sólo en ofrecer cursos, sino en analizar las necesidades de cada empresa y sus distintos profesionales para ofrecer la formación más adecuada a cada uno: tanto en el fondo, al desarrollar las capacidades útiles para el desempeño profesional, como en las formas, al adaptarse en la metodología a tiempos y espacios disponibles en cada caso.

Facilitar y habilitar la formación acorde a cada necesidad es el reto de empresas de formación como Educa-training. Recibir la confianza, no sólo de grandes empresas, sino también de pymes y micropymes, para impartir esa formación, nos permite adelantar que los porcentajes antes citados, correspondientes a las segundas, irán acercándose poco a poco hasta igualarse con los de las primeras.

El beneficio será común a todos, por eso también lo es el reto. ¿Cuándo empezamos?

Solemos hablar de diferenciar lo urgente de lo importante, pero ¿y lo prioritario?

Algo prioritario suele ser algo circunstancial, es decir, debemos hacerlo pero puede hacerse de un modo u otro y en distintas condiciones o direcciones… Sin embargo, cuando hablamos de lo importante nos referimos a algo que no es circunstancial sino permanente y condición sine qua non para que todo lo demás pueda hacerse correctamente, incluso lo prioritario.

Este punto es el que se olvida demasiado a menudo en el management, engullido por la vorágine de los contratiempos continuos y obnubilado por la obsesión del “cash”. Salirse de la dinámica viciosa de la rutina y el hábito, escapar al mandato de lo inmediato y apretar el botón de stop no es lo habitual, y ¡se tiene que hacer! Porque permite ver la realidad con perspectiva y más objetividad, el análisis frío facilita la búsqueda de alternativas a problemas comunes.

Todo esto, que debería formar parte del manual del buen gestor, es también lo que a menudo falta en la gestión de los recursos humanos.

¿Cuántas veces nos paramos a escuchar a los profesionales que componen la empresa?

¿Conocemos de verdad sus necesidades?

¿O por el contrario nos hacemos una idea preconcebida que aplicamos día tras día sin cuestionarla?

Qué decir de cómo gestionamos determinadas áreas como la formación…

Realmente, ¿es prioritaria? Quizás no siempre.

¿Es importante? Sin duda, lo es. Imprescindible.

¿Por qué? Sencillamente porque nos ayudará a reforzar lo más importante y, paradójicamente, a menudo, menos priorizado en las empresas: las personas.

Si desde la empresa consideramos a las personas lo más importante, ellas harán que llegue a resolverse de forma cada vez más eficiente lo que es prioritario… Y no al revés…
Parar, escuchar, dialogar, conducir.

Aunque la base de la gestión empresarial radica en separar funciones y adjudicar a cada profesional aquella para la que es más apto, optimizando así cada recurso, esta regla no es válida siempre y en todo lugar. Las crisis, por ejemplo, demuestran que también es importante la polivalencia, de modo que los perfiles no se definan sólo por una habilidad, sino por varias y en función de las mismas, puedan desempeñar en mayor o menor medida, distintas funciones dentro de la empresa, complementando la acción del resto del equipo.

Esta realidad es especialmente relevante cuando, como ocurre en las crisis económicas, disminuyen las ventas y por lo tanto los ingresos. El axioma de que “todos venden” se vuelve entonces, un imperativo que, de no cumplirse, puede agravar aún más la situación, y si se sigue, puede llevar a una organización a mejorar sustancialmente la respuesta de clientes y potenciales clientes.

Por este motivo, y aunque el núcleo de la venta esté siempre en el departamento comercial de una empresa y sus componentes, no deben desdeñarse las puertas que en ese sentido puedan abrir el resto de profesionales de la empresa, desde la recepción hasta las secciones productivas o ejecutoras. De la misma forma, centrarse en formar sólo a los miembros del departamento comercial para mejorar su eficacia, es olvidar que también el resto de la plantilla puede ser útil para la venta si se le ayuda a potenciar determinadas habilidades.

El enfoque comercial es cada día más un enfoque total, que afecta a todos en una empresa, sea cual sea su tamaño o sector. Toma vida el concepto de venta total.

Entendiéndose así  ¿de verdad tiene sentido seguir pensando que la formación para la venta, es sólo para comerciales?

La irrupción de las nuevas tecnologías ha transformado nuestra forma de comunicarnos y a nadie se le escapa que también está trastocando nuestra propia expresión. Basta con echar un vistazo al buzón de correo electrónico para encontrarse un sin fin de mensajes redactados de diferente forma y que por su estructura, apariencia o corrección, nos inspiran mayor o menor confianza, dependiendo también de quién nos los ha remitido. Lo cierto es que la instantaneidad del email y también a menudo, la urgencia, han hecho que la escritura de los mismos se haya hecho cada vez más laxa, hasta llegar, a veces, al exceso.

Hoy en día, no basta con ser excelente, sino que además hay que parecerlo. De hecho, a menudo el email es la primera imagen que tenemos de una persona o un profesional, y por lo tanto, debe cuidarse al máximo. Después del primer contacto, no debe abandonarse la praxis correcta al escribir, pues puede destruir, en un segundo, lo construido durante años.

Antes de escribir un email, deben tenerse en cuenta, como en cualquier acto de comunicación: a quién nos dirigimos, en qué circunstancias y para qué lo hacemos. La primera cuestión, “a quién”, determinará, por ejemplo, el tono en que debe escribirse el correo, más formal si lo escribimos para enviarse a un desconocido o a un mando en la empresa, y más informal si es para un colega de trabajo, o un amigo.  La segunda, “cuándo y dónde”, nos permitirá obviar algunos detalles o al contrario, requerirá abundar en los mismos para contextualizar el contenido de nuestro mensaje. Y finalmente, la tercera, “para qué”, determinará la estructura del texto, su extensión y sus matices.

En cualquiera de esos casos, un email no puede tomarse como un sms o mensaje de texto por móvil, ni como una ventana de chat, otros de los diversos medios tecnológicos que usamos habitualmente para comunicarnos. Por lo tanto, conviene seguir estos consejos:

• Escribir siempre un texto en la línea de asunto, detallando de forma breve el tema del que trata el email;
• Encabezarlo correctamente con un saludo, cuya formalidad dependerá de cuestiones como la relación entre emisor y receptor y otras como el asunto a tratar;
• Una breve línea de introducción para anticipar el asunto que motiva el email, sobre todo si es el primero y no una respuesta a emails anteriores;
• Una estructura gramatical correcta y que ordene los conceptos e ideas para facilitar la comprensión del texto;
• Corrección ortográfica, que denotará nuestra atención para con el receptor, facilitará la comprensión y generará más confianza y fiabilidad (utilizar los correctores ortográficos del editor de texto o del programa de correo);
• Una despedida correcta y adecuada al asunto del email y al receptor del mismo;
• Prestar atención a cuestiones formales como la extensión de las frases, preferiblemente cortas, las siglas, que deben evitarse ya que pueden dar pie a confusión, y los extranjerismos salvo que sean de uso muy común;
• Resumir y ser breve, en la medida de lo posible, ya que la lectura en pantalla es siempre más distraída y puede resultar tediosa, sobre todo si se realiza desde un dispositivo móvil, algo cada día más frecuente;

Además de todo esto conviene destacar lo que no debe hacerse al escribir un email, sea porque dará mala imagen de nosotros o porque impedirá la correcta comprensión del mensaje:

• No utilizar frases incompletas o gramaticalmente incorrectas;
• No escribir en mayúsculas palabras o frases completas, ya que esto no sólo dificulta la lectura, sino que en la cultura digital es interpretado como una exclamación y una falta de educación;
• No dar  nada por sentado, explicando correctamente lo que queremos decir y precisándolo en la medida de lo posible para que el texto no de pie a malas interpretaciones;

Finalmente, sólo quedaría aplicar algunos consejos más, también importantes ya que ayudarán a evitar errores que deban subsanarse posteriormente y mejorará el efecto del email:

• No contestar a un correo si estamos enfadados o alterados a causa del asunto tratado en el mismo; es preferible esperar a estar más tranquilos, meditar la respuesta y quitarle hierro a su contenido ya que el lenguaje escrito no permite tantos matices como el oral y puede ser mucho más violento, además de ser también mucho más trascendente (al quedar patente, poder releerse y conservarse);
• Leer varias veces el email antes de enviarlo, no sólo para corregir su estructura y ortografía, sino para asegurarnos de que expresa lo que queremos y será entendido como queremos por el receptor;

Y es que aunque a muchos se lo parezca, la redacción de un email no es algo banal, y si no lo creen, prueben a no respetar ninguna de estas advertencias; después de hacerlo quizás acaben por no tener más motivos para enviar uno…