Esta semana se celebra en Madrid el VII Congreso Nacional para la Racionalización de los horarios españoles, en el que, un año más, se discute sobre las razones por las que España es uno de los países de la eurozona en el que más horas se trabajan y, sin embargo, no se sitúa entre los más productivos del continente.  No en vano, este Congreso lleva como lema  “Horarios, flexibilidad y productividad”, que es, a fin de cuentas, el fondo de toda la cuestión.

Y es que, llegar a tener horarios racionales, que permitan la conciliación de vida laboral, personal y familiar, se conseguirá, en primer lugar, demostrando que la producción no siempre depende del tiempo que se invierte en el trabajo, sino, a menudo, de que este se aproveche. Una vez demostrada esta máxima, será más fácil convencer a directivos y empresarios de que 35 o 40 horas semanales, bien administradas, son más que suficientes para el desarrollo competente, y competitivo, de la actividad profesional.

Para eso, sin embargo, será necesario avanzar, por una parte, en la concienciación de quienes dirigen las empresas, y, por otra de quienes trabajan bajo su dirección. En todo ello, es clave la formación. Gracias a una formación adecuada, puede ayudarse a los profesionales a optimizar su tiempo de trabajo, sea cual sea su sector o su área de actividad. Si esta formación se imparte no sólo al staff, sino también en niveles directivos, se obtendrá un resultado doble: mayor rentabilidad y productividad, y mayor concienciación de todos, de la necesidad, por una parte, de ser más eficientes, y por otra, de contar con más horas al día para reponer fuerzas y dedicar tiempo a otras actividades no profesionales.

En ese sentido, cabe recordar que, pese a la opinión de muchos directivos, el tiempo que se dedica al ocio, la familia y el cuidado personal, no es improductivo sino todo lo contrario. En la medida en que los profesionales tengan tiempo para cubrir sus necesidades personales y familiares, podrán dedicar su jornada laboral a trabajar, y no a solucionar los distintos problemas que les genera tener horarios irracionales.

Dedicar el tiempo y espacio que requiere cada parcela vital, mejora la propia vida, y todo lo que de ella derive, incluído el trabajo. Prepararse y formarse para ello, es sólo el primer paso.

Las necesidades de las empresas, pero también de las personas que trabajan en ellas, son cambiantes y evolucionan con los tiempos. Las palabras flexibilidad y productividad, por un lado, y los conceptos de conciliación de vida laboral, personal y familiar o de satisfacción, por el otro, están ya a la orden del día y responden a los requirimientos de unos y otros. Hacer posible que aumente la eficiencia y al mismo tiempo se ofrezcan opciones “a la medida” para el trabajo, ya no es una quimera, gracias, entre otras cosas, a las nuevas tecnologías. De este modo, modalidades como el teletrabajo, ya se están adoptando en combinación con la presencia física, en multitud de empresas, que permiten así más libertad de horarios a sus empleados, sin que esto vaya en detrimento de su productividad.

Así lo recuerdan efemérides como el día de la oficina en casa, que se celebra cada 22 de junio, desde 2011, de la mano de distintas organizaciones.Y no es casualidad: algunas fuentes indican que en Europa, hasta un 40% de los trabajadores estaría dispuesto a trabajar desde casa si se lo permitieran. A pesar de ello, en el viejo continente el teletrabajo es todavía una práctica en implantación, no tan consolidada como en Estados Unidos, donde lo practica el 25% de la población. En Europa, Holanda encabeza el ranking con el 26%, muy por delante de países como España, donde es una opción utilizada sólo por el 5% de la población, a la cola en este hábito junto a Francia, Italia y Grecia.

Pero ¿estamos todos preparados para el teletrabajo? Sin duda, no. Por eso, y de cara a extender esta práctica, es necesario avanzar, primero en una actitud que haga del teletrabajo una práctica óptima: disciplina, orden, responsabilidad y proactividad. Por otro lado, es importante dotar a los profesionales de los conocimientos necesarios para el uso adecuado de las nuevas tecnologías, imprescindibles para un teletrabajo efectivo. En ambas tareas, la formación se constituye como una herramienta básica e insustituible, sea para ayudar a empresas y profesionales en el aprendizaje del uso y manejo de entornos virtuales, o en la adquisición de habilidades personales como las ya citadas.

A nadie se le escapa que conciliar vida y trabajo se hace cada día más difícil. Las distancias, la presión laboral, los continuos cambios y los imprevistos convierten el día a día en un juego de malabares. Si, además, algún día decidiste tener familia, tu vida se habrá convertido en una carrera constante en la que predomina la sensación de no llegar nunca a tiempo a nada, dejar todas las tareas incompletas, no acabar nunca de solucionar problemas y sobre todo, preguntarse ¿pero cómo lo hacen los demás?

Sirva de consuelo que nadie es perfecto y nuestros problemas, sean cuáles sean, son mucho más comunes de lo que, a priori, nos parece. En cualquier caso, y aunque no sea la solución definitiva, vayan por delante algunos de los consejos que recomiendan los expertos en management:

• No satures tu agenda de tareas:  realizar un cronograma por horas puede ser útil para estructurarse mentalmente pero programar muchas tareas no es garantía de que vayan a ejecutarse finalmente; los imprevistos, que surgen siempre, impiden cumplirlas todas, sobre todo si son muchas, y desde luego, hacen muy difícil realizarlas en orden y duración fijado inicialmente. Se realista, programa menos tareas, se flexible y no te castigues si no llegas a todas, ¡al menos lo intentaste!
• Prioriza: fácil de decir y difícil de hacer, pero es necesario. Diferencia lo que es urgente de lo que puede esperar y pondéralo también con su nivel de importancia. El síndrome de la respuesta inmediata lleva a menudo a relegar tareas importantes o realmente urgentes, por dejar cerrados de inmediato temas que en realidad son secundarios. No todo puede ser igual de importante y urgente ¡prioriza!
• Aprende a decir no: vivimos en la cultura de la asertividad, en la que parece que sólo hay opción para el sí. Sin embargo, un no a tiempo permitirá dar muchos más síes que lo contrario. Identifica aquello o aquellos que pueden hacerte perder tiempo inútilmente y aprenda a decirles no. ¡Ganará muchos síes!
• Ordena: el caos no es un buen medio para optimizar el tiempo y ser efectivos. Pon orden en tus procesos de trabajo, en la organización de tu tiempo y hasta en la forma en que dispones tu escritorio ¡sí, también el de tu ordenador!
• Aprovecha la tecnología: para muchos, invertir tiempo en aprender a usar la tecnología y utilizarla es una pérdida de tiempo. Sin embargo, la mayor pérdida de tiempo es no aprender a usar la tecnología en nuestro favor: agenda, alertas, carpetas compartidas, herramientas de gestión, son muchas las aplicaciones que pueden simplificar nuestro día a día y ahorrarnos mucho tiempo. Invierte tu tiempo en tecnología ¡y lo ganarás para otras cosas!
• … pero no te pases: la tecnología es especialmente propensa a crear pequeñas adicciones y a dilatar el tiempo de uso, distrayéndonos de lo realmente importante. Se trata de que utilices la tecnología, no de que la tecnología te utilice…
• Asume que todo no siempre será perfecto: la perfección es imperfecta, y la imperfección, perfecta, ya lo dice la filosofía oriental. Asume que no siempre podrás hacerlo todo como lo imaginaste, tanto en plazos como en resultados. No te obsesiones con aprovechar cada minuto de tu tiempo y dedica más tiempo a evaluar, a toro pasado, qué errores has cometido y cómo correjirlos en el futuro. ¡Será perfecto!

Nota: artículo basado en Need work-life balance? 7 tips

La conciliación entre vida profesional y familiar es un asunto que preocupa cada vez más a las organizaciones. No en vano, se ha demostrado que las empresas que más y mejor concilian cuentan con los equipos de personas más satisfechos y más productivos. Y es que más horas de trabajo no equivalen siempre a mayor producción, como aclaran estudios recientes sobre productividad, de ahí que más que centrarse en trabajar muchas horas, conviene encontrar fórmulas para optimizar su uso.

Por este motivo y con el fin de promocionar la conciliación, varias empresas, asociaciones y entidades públicas han propuesto celebrar el “día de la oficina en casa” el 22 de junio. Para divulgar la idea se ha creado una web en la que, además de promocionar la iniciativa, se ofrecen herramientas para facilitar el trabajo a distancia y calcular el ahorro que supondría esta alternativa tanto para las empresas como para trabajadores. El día de la oficina en casa está presente, además, en redes sociales como facebook, twitter y Linkedin, en los que también se desgranan las ventajas que puede suponer la combinación de trabajo presencial y teletrabajo.

Las organizaciones promotoras del “día de la oficina en casa” señalan que trabajar desde casa ahorraría a cada trabajador 216 horas, que son las que cada uno invierte, de media, en desplazamientos en todo el año. Además, se ha calculado que una empresa podría ahorrar una media de 1.200 euros por empleado y año si flexibilizara horarios y lugar de trabajo.

En el ámbito de la formación para empresa, se abre también un interesante campo con la conciliación. De hecho, si se adoptaran más medidas de horarios flexibles, las empresas podrían ofrecer a los empleados la posibilidad de recibir la formación desde su casa, vía online con elearning, o en formatos mixtos como el blended learning. Por una parte, la empresa ahorraría costes de mantenimiento y energía; y por otra, ayudarían a sus empleados a conciliar mejor, lo que, como ya se ha comentado aquí, favorece también su satisfacción. De este modo, además, se sumaría un factor más de retención a la formación, que en sí misma, es también un valor positivo para conservar talento.

Ahora que se acerca el verano, en muchas empresas empieza el periodo en el que cambia el régimen de horarios y se establece, hasta septiembre, la jornada continua. Precisamente esta semana, investigadores de la Universidad de Zaragoza publicaban un estudio según el cual la jornada continua permite aumentar en un 5% la productividad.

Se abre pues, el debate, como cada año: ¿es más productiva una jornada continuada? ¿o es más productivo partir la jornada en dos periodos? Aunque existan opiniones para todos los gustos, lo cierto es que en España sigue predominando la jornada partida. Prueba de ello es que la OCDE sitúa a España como uno de los países en los que más horas se trabajan, sólo superado por países como Austria y Portugal, y muy lejos de países como Alemania. Sin embargo, ¿supone esto un plus para la productividad del país?  Si nos atenemos a las cifras de producto interior bruto o de crecimiento, salta a la vista que no.

Es obvio que aún quedan cosas por mejorar en la cultura empresarial y laboral española, y una de ellas es claramente el rendimiento productivo. Quizás no sea más que una cuestión de gestión, organización, o de mentalidad. En cualquiera de estos casos es posible incidir en el cambio, por ejemplo a través de la formación, tanto entre los profesionales, como entre sus directivos. Mejorar el aprovechamiento del tiempo podría propiciar cambios en los horarios y un mejor reparto de vida laboral y personal, tan demandado hoy en día. Para más inri, se ha demostrado que las empresas  que mejor concilian, son también las que mejor retienen a sus profesionales, al tenerlos más satisfechos y estos pasan a ser, por ambos motivos, mucho más productivos.

Las próximas semanas pueden ser una prueba real y una respuesta a todas estas preguntas e hipótesis. A tenor del cambio de jornada, muchas empresas podrían comparar la productividad de sus trabajadores en este periodo, frente a la obtenida en periodos con jornada partida. Se demuestre o no que la jornada continua es más productiva, merece la pena reflexionar sobre ello y sobre todo pensar por qué nuestros horarios prolongados no repercuten en una mayor productividad.

En realidad, en el exterior, nos observan y ya se lo preguntan …