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5 claves sobre la importancia de Excel en la empresa

En el día a día de una empresa es necesario realizar operaciones algebraicas que, aunque son simples desde el punto de vista matemático, no están, en la mayoría de los casos, exentas de dificultad.

Por ello, desde finales de los años setenta se hizo más que necesaria el uso de hojas de cálculo que simplificaban en gran manera la tarea de realizar labores tales como el análisis de balances de situación y cuentas de resultados, la selección de inversiones, el cálculo de las previsiones financieras y comerciales de ingresos, gastos, y ventas futuras de la empresa en un determinado ejercicio económico.

¿Por qué tan importante usar Excel en la empresa?

Veamos 5 puntos clave del porqué de su uso.

1.      NECESARIO EN TODOS LOS DEPARTAMENTOS

Partiendo de la base de que en cualquier puesto de trabajo supra-estructural es esencial saber usarlo de manera media o avanzada ya que es una herramienta universalmente aceptada, Excel es un programa idóneo para la presentación de datos de todo tipo (financieros, comerciales, estadísticos, etc.) de manera profesional y ordenada.

Hemos de pensar que hoy en día no se admite en ninguna empresa, por pequeña que esta sea, “papelitos” manuscritos a la hora de presentar tablas o datos relevantes para la toma de decisiones. Una hoja o libro de cálculo en Excel resulta fundamental para presentar estos datos a un directivo, o simplemente, para apoyar tesis en cualquier reunión de negocios en la que ésta se tenga que consultar datos numéricos.

2.      COMPATIBLE CON MÚLTIPLES FORMATOS Y PLATAFORMAS

Microsoft Excel tiene un formato de fichero particular que tiene una extensión denominada (“.xls”, o en las versiones a partir de 2010 “.xlsx”) pero Excel permite la exportación de sus libros a casi todo tipo de formatos, incluso los de “OpenDocument” tales como “.odt”. Excel nos permite guardar datos en formatos tan dispares como HTML, PDF, CSV, TXT, Texto UNICODE, OpenSource XML, y hasta 20 tipos más. Es totalmente compatible con Macintosh, ya que existe una versión de Excel para el sistema operativo MAC /OS. Todo esto permite que el libro de EXCEL pueda ser visualizado en cualquier plataforma, sistema operativo o entorno gráfico.

3.      FACILIDAD DE MANEJO

Una de las grandes virtudes que han hecho famoso a Excel es la facilidad con que nos permite resolver problemas complejos en muy poco tiempo. La gran cantidad de herramientas que posee, en lugar de representar un inconveniente, son una gran ventaja, porque podemos elegir entre todas ellas la que más se adecue a nuestras necesidades y preferencias.

La diferencia entre la frustración y la productividad en el uso de Excel radica en el conocimiento de algunas claves básicas que cualquiera puede aprender. Con un mínimo de tiempo y esfuerzo dedicados al aprendizaje de Excel pueden lograrse grandes avances y grandes ahorros de inversión temporal.

4.      INTEGRACIÓN CON ACCESS Y DESDE LA NUBE

A través de la herramienta POWER PIVOT Excel nos presenta un entorno de trabajo donde podemos utilizar otros libros de cálculo, bases de datos Access, e incluso ficheros que están compartidos en la nube.

Con esta poderosa herramienta se pueden hacer análisis de datos desde distintos orígenes de datos y hacer relaciones de datos para poder extraer información de tablas o consultas que sean principales y dependientes, cosa que ningún otro entorno de cálculo permite en la actualidad.

5.      GENERACIÓN DE ANÁLISIS DE DATOS EN TIEMPO REAL

Los gráficos y las tablas dinámicas nos permiten realizar análisis de datos en tiempo real escogiendo los campos de una tabla y extrayendo de la misma una serie de conclusiones que permiten al directivo o profesional tomar una serie de decisiones en tiempo real.

Esta herramienta es indispensable hoy en día en cualquier reunión de empresa, consejo de administración, o junta de accionistas. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.

En Educa-training somos expertos en formación a Medida en MS Excel (y otros programas de ofimática) y diariamente ayudamos a nuestros partners a ahorrar tiempo y dinero a través de la perfección del uso de esta herramienta por parte de sus trabajadores.

Por:

Joaquín Collantes
Training Auditor
de Educa-training

En el siguiente vídeo podrás ver una introducción a manejo de Power Pivot, una herramienta del Excel magnífica para tu empresa:

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!Educa-training llega a Barranquilla¡

Desde el 2013, Educa-training inicio su expansión en Colombia con apertura de la  Master Franquicia en Bogotá. Hoy tenemos el gusto de comunicar el crecimiento de Educa-training en Colombia con la apertura de la nueva franquicia en Barranquilla. Con está nueva franquicia seguimos apostando en un país donde la economía crece al

Educa-Training Barranquilla con los mismos valores y rasgos identitarios de la matriz en España. La Franquicia estará liderada por Jeanneth Gómez y Paul Hergett,  dos grandes profesionales con gran experiencia en el sector de la formación en empresa y consultaría de recursos humanos.

El modelo de franquicia de Educa-training,  se caracteriza por ofrecer a sus clientes, formación a empresas ‘BtoB’, clases de idiomas en empresa, consultoría en recursos humanos,  informática y habilidades en las modalidades presenciales, formación on-line, clases live y telefónicas.

Desde www.formacionenempresa.com damos la bienvenida al nuevo franquiciado de Colombia.

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Los vendedores no nacen, se hacen como una buena tortilla

Los vendedores no nacen, se hacen como una buena tortilla 

Los vendedores efectivos se cocinan como un buen plato. Con una combinación de ingredientes y tiempo. A lo largo de varios artículos vamos a hablar de los ingredientes de la persuasión, de las habilidades de organización de la información y de las habilidades de comunicación que llevan a una venta corporativa exitosa, aún si esta receta es preparada por un vendedor con relativamente poca experiencia.

 

La Persuasión

 

La persuasión es simplemente una forma de comunicación. Es la comunicación que permite a la audiencia la toma de decisiones con confianza. Si un vendedor presenta su argumento de venta de manera correctamente estructurada, clara y con soporte de evidencia, su audiencia, quienes usualmente están en posición de toma de decisión de compra, tendrán razones a la mano para entender el gana-gana de una buena propuesta.

El filósofo del lenguaje Paul Grice sugirió que la comunicación efectiva debe regirse por 4 principios. La aplicación de estos cuatro principios es particularmente importante cuando el objetivo de la comunicación es persuadir. 1

 

Principio de la Calidad

Debemos comunicarnos con la verdad y sustentarla con evidencia. Ésto forma la base de una relación de confianza.

 

Principio de la Cantidad

Como en cualquier receta exitosa, debemos dar a la audiencia la cantidad exacta de información, de ingredientes, que se requieren. Ni más, ni menos. En caso de duda, lo sano es pecar por poco más que por mucho. Siempre le puedes poner más picante a la tortilla.

 

Principio de la Relevancia

Debemos comunicar la información que sea relevante a la audiencia, no sólo al comunicador. Dicho de otra manera, debemos salirnos de nuestra cabeza de vendedores y ponernos en la cabeza de nuestro cliente.

 

Principio de la Forma

Debemos expresar nuestro mensaje limitando tecnicismos, lenguaje oscuro o complejo y siglas que la audiencia no va a reconocer. Debemos evitar la ambigüedad. Debemos leer y re-leer para evitar errores.

 

Estos principios parecen obvios… y lo son… pero describirlos y tenerlos en mente antes de iniciar la preparación de la tortilla, o de una propuesta exitosa, aseguran que nos vamos a comunicar de manera que maximicemos tanto nuestras oportunidades de cerrar una venta, como la de nuestros clientes de recibir un servicio o producto que satisfaga sus necesidades.

 

1- Persuasive Business Proposals – Sant, Tom. 2004

 

Educa-Training Florida

Pilar Mejia , Administrative Director at Educa -Training Fl.

florida@educa-training.com

#Educa-training.com

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Romper el hielo en el proceso de la venta

La primera impresión será el momento decisivo para desarrollar un proceso de venta exitoso, pero siempre la mayor dificultad es Romper el hielo con el cliente. La mayoría de comerciales tiende a tratar a los clientes como un extraño más, ignorando las necesidades que lo llevan a comprar un producto o servicio.

Lo ideal es “hacerse amigo de los clientes” desde el primer instante, ya que de este momento tan especial dependerá el resto del proceso de la venta. Una de las técnicas de negociación para romper el hielo es el “Warm Up”, que consiste en desarrollar varios pasos para ganarse la confianza del cliente y de esta forma llevar un proceso de venta eficaz. Lo primero es realizar una pequeña pausa con el cliente antes de hablar de negocios, un breve momento en el cual el vendedor y el cliente se dan a conocer entre sí.

Cuando un cliente ve por primera vez al vendedor se siente intimidado, por esta razón el calentamiento debe efectuarse al principio, después de haberse saludado. Es importante eliminar esa intimidación lo antes posible.

El vendedor debe actuar con normalidad sin intentar ser alguien que no es, únicamente para impresionar al cliente. Ser humilde y servicial demuestra que el vendedor es una persona noble en la cual se puede confiar. La mejor forma de hacer un buen calentamiento es preguntando al cliente sobre el producto o servicio que busca y de esta manera ofrecerle lo que más se ajuste a sus necesidades. Siempre hay que mostrar interés por el cliente, por sus inquietudes e intereses, para lograr comprenderlo y poder ayudarle de la mejor manera.

No hay que tomarse mucho tiempo en el calentamiento, ya que en vez de romper el hielo, puede causar que el cliente se sienta incómodo y se estará perdiendo un tiempo valioso para efectuar la venta. Lo más recomendable es que el calentamiento tenga una duración entre 5 a 15 minutos.

Mantener el contacto visual inspira seguridad en el consumidor, y si hay suficiente confianza, darle un toque de cariño en el hombro al cliente ayudará a que se sienta más cómodo. Si el vendedor logra romper el hielo, el cliente lo verá como una persona cercana, amigable y confiable. Con esta técnica pronto verán mejores resultados en las ventas.

Por: Lucía Garcia
Training Manager Educa-training

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Técnicas de comunicación departamentales | Insights Discovery

Por : Adriana Roselló

Dice el refranero popular que cada persona es un mundo y que para gustos, los colores. En este Pantone de personalidades en el que vivimos y nos relacionamos, a menudo es difícil gestionar una buena relación comunicacional con los demás, ya que habrá a quien le gusten los Beatles y quien odie a los Rolling Stones. La comunicación departamental es a menudo uno de los grandes hándicaps de una empresa, donde la variedad de perfiles puede ser a veces motivo de roces y discrepancias en terreno profesional.

Actualmente hay muchos ejercicios de coaching que intenta mediar ante posibles diferencias de grupos, pero es de bien sabido que el mejor ejercicio es el que se hace desde dentro del grupo. Una herramienta eficiente para realizar trainings internos es mediante el Insights Discovery .

¿Cómo funciona el Insights Discovery ?

El Insights Discovery es una herramienta por la que establece que disponemos de una combinación única y diferente de energía cromática que se engloba dentro de las 4 áreas básicas de personalidad, según nuestro modo de evaluar, trabajar, relacionar y comunicarnos con los demás. Mediante un test inicial nos define según nuestras motivaciones, modus operandi y tendencias.

Los cuatro tipos de energía serían los siguientes:

Discovery

Einstein

Azul Mar

El perfil AZUL predomina la Introversión y el pensamiento. Orientado a la tarea, mantiene la calma en situaciones de presión, reflexivo y objetivo.

Rojo Fuego

El perfil ROJO predomina la Extroversión y el Pensamiento. Disfruta con mucha actividad, trabajando con otros, con la lógica y centrándose en los hechos.

luis aragonés
kofi annan

Verde Tierra

El perfil VERDE predomina la Introversión y el sentimiento. Enfoque que favorece la reflexión en profundidad, la armonía y el consenso.

Amarillo Sol

El perfil AMARILLO predomina la extroversión y el sentimiento. Sociable y atento con los demás; orientado a la acción y a disfrutar trabajando.

Will-Smith


A veces no es el qué debemos mejorar, sino el cómo

El Insights Discovery se permite establecer tres tipos de planes distintos de enfoque: un plan de desarrollo personal, uno directivo y uno de ventas.

Aprendemos con ello cómo podemos relacionarnos, cómo comunicarnos y cómo transmitir la información, según los diferentes perfiles existentes, de modo que mejoramos nuestra relación con los compañeros, mejoramos nuestro trato directo con los clientes y conseguimos más y mejores ventas.

Desde Educa-training apoyamos el mecanismo del Insights Discovery para que las empresas puedan analizar la comunicación, tanto interna como externa, de sus equipos departamentales y que lo implementen como herramienta de mejora para unos resultados más positivos, más proactivos y más favorables para el óptimo desarrollo del departamento.

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Let me PIF

Por : Adriana Roselló

En la formación programada para las empresas disponemos, tanto empresas como trabajadores, de un amplio abanico de oportunidades de formación reglada y no reglada para aumentar nuestra experiencia y capacidades en el mundo laboral. ¿Conoces los Permisos Individuales de Formación?

A parte de la posibilidad de realizar formación de acciones formativas, la Fundación Tripartita establece la posibilidad de compensar a las empresas que establezcan con sus trabajadores Permisos Individuales de Formación. Los PIFS permiten la posibilidad de realizar la bonificación por el total del coste/hora que suponga a la empresa que su trabajador esté formándose en horario laboral.

Cada empresa, en función de la plantilla que disponga, dispone de un total de horas para realizar permisos individuales de formación, que funcionan a parte del crédito disponible anual y se pueden gestionar independientemente al crédito para acciones formativas, pues el cálculo de las bonificaciones para un PIF depende del coste hora del trabajador que lo realice, no de las horas a las que asista. De este modo, cada empresa dispone de una bolsa de horas (con un máximo de 200 horas por alumno participante), según el total de trabajadores que disponga y se puede bonificar de diferentes importes, según el trabajador que decida realizar el permiso.

El baremo por el que se establecen el total de horas disponibles según el tamaño de plantilla sería el siguiente:

De 1 a 9 trabajadores 200 horas
De 10 a 49 trabajadores 400 horas
De 50 a 249 trabajadores 600 horas
De 250 a 499 trabajadores 800 horas
Más de 500 trabajadores 200 horas cada 500 trabajadores

¿Cuáles son las características de un PIF?

Para que una formación sea considerada PIF y pueda ser objeto de bonificación tendrá que tener el carácter de formación reglada, eso quiere decir que tendrá que ser un Título Oficial (como un posgrado, certificado de profesionalidadmáster oficial o título propio universitario), del que la empresa podrá compensar aquellas horas en que el trabajador tenga que ausentarse de su sitio de trabajo, para asistir a las clases presenciales de esa formación (no entrarían en este caso la asistencia a exámenes o las formaciones no presenciales).

Para que la empresa pueda realizar dicho descuento el participante tiene que ser trabajador contratado en Régimen General en la Seguridad Social y cotizar por Formación Profesional.

Los benePIFios:

La realización de un Permiso Individual de Formación, de este modo, resulta provechoso para ambas partes, puesto que el trabajador (que es quién decide realizar la formación) aumenta sus conocimientos, aptitudes y competencias laborales, lo cual se reflejará en un futuro en su aportación a la empresa, que a su vez quedará compensada con la bonificación por el coste que le supone el hecho que su empleado esté disfrutando en horario laboral de la posibilidad de mejora que conlleva su formación.

En Educa-training os facilitamos la gestión de los Permisos Individuales de Formación y os asesoramos para que tanto el trabajador como la empresa podamos aprovechar los benepifios de los que disponemos.

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Guía para elaborar un plan de formación – Parte 2

En la primera parte se habló de los dos primeros pasos para elaborar un plan de formación para empresa. Concretamente,  se explicaron  los dos primeros pasos, que son:

Paso 1: Análisis de la situación de partida

Paso 2: Diseño del plan de formación.

En esta entrada continuaremos en la misma línea con la explicación del paso 3, que tratan de la gestión e impartición de la formación y el paso 4 que expone la evaluación y control del plan.

Paso 3: Gestión e impartición de la formación.

En este paso se definen  los detalles logísticos de la gestión e impartición del plan de formación. ¿Cómo? Para esto se puede utilizar la siguiente platilla, completando las cuestiones planteadas.

Gestion

 

Una vez completada la plantilla, se debe comunicar a los participantes, el plan de formación, donde se especifique la duración, el horario, lugar y modalidad, así como el contenido programático de la formación.

Paso 4: Control y evaluación de resultados.

Este último paso de la guía permite conocer,  si se está ejecutando correctamente el plan y conocer su éxito. Para saber si el plan se está realizando correctamente, es necesario realizar un control (es), para saber si hay que realizar alguna mejora o ajuste al plan y si se cumplen los objetivos de formación, fijados previamente.

La evaluación pretende medir el éxito del plan de formación, permitiendo conocer los resultados obtenidos,  si se completaron los objetivos  de formación  y si se desarrolló correctamente el plan de formación.

¿Cómo realizo la evaluación?
Para evaluar los resultados obtenidos se puede realizar una entrevista o encuesta de satisfacción a los participantes, también es necesario saber el grado adquirido de las habilidades desarrolladas.

Para valorar si se cumplieron los objetivos formativos, se puede hacer un test de transferibilidad, el cual permite estimar la puesta en práctica de las habilidades adquiridas durante la formación en empresa.

Esperamos que esta guía sea de utilidad, en Educa-training contamos con una variedad de formaciones en idiomas, informática, manager, habilidades, entre otras. Además la formación puede adaptarse a las necesidades de formación, ya que puede hacerse en diferentes modalidades y en el lugar donde mejor le convenga. Los cursos para empresa puede ser bonificados.

Si necesita ayuda, puede contactarnos a través de info@educa-training.com o del siguiente formulario (Clic Formulario)

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Guía para elaborar un plan de formación – Parte 1

Formación en empresa es proporcionar a los empleados habilidades concretas o ayudarles a corregir deficiencias en su rendimiento. Los planes de formación se centran en la actividad actual, es decir en el  busca detectar las carencias de formación a corto plazo.

En Educa-training estamos convencidos que una de las maneras más importantes para aumentar la competitividad de las empresas en una economía mundial es a través de la formación continua. Con la Fundación Tripartita la formación puede ser bonificada según el número de empleados y el crédito que tenga la empresa, si quiere saber más sobre que es la Fundación Tripartita siga el siguiente link, si quiere saber cuál es su crédito rellene el formulario y nos pondremos en contacto para ayudarle.

La siguiente guía sirve para desarrollar un plan de formación en su empresa u organización, permitiendo identificar las necesidades de formación, obstáculos, objetivos a conseguir.

Paso 1: Análisis de la situación de partida.

Para llegar al objetivo final, lo primero es realizar un diagnóstico de situación de la empresa con relación a los retos (internos y externos) a los que se ha de enfrentar en el corto-medio plazo y los obstáculos o dificultades que se interponen para el desarrollo de un plan de formación. Consulte el siguiente diagrama:

cuadrante

– Primer cuadrante – Análisis de los factores que condicionan la competitividad de la empresa: 

En este primer cuadrante es necesario identificar los factores que condicionan la competitividad de la empresa, la siguiente matriz facilita la identificación de los factores interno y externos que condicionan la competitividad de nuestra empresa.

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– Segundo Cuadrante – Análisis respecto a las posibilidades de implantación de un plan de formación:

La siguiente matriz permite realizar un análisis de la implantación de un plan de formación, teniendo en cuenta los factores internos y externos.

Matriz

 

Paso 2 : Diseño del plan de formación.

La planificación de la formación consiste en transformar las necesidades identificadas en el paso 1 en formación que genere las competencias (capacidades) necesarias en la plantilla para solucionar los problemas detectados. Consulte el siguiente diagrama:

diseño

– Identificación de las necesidades formativas: El objetivo es ver la diferencia entre cómo se desempeña el trabajo y cómo debería ser ese desempeño para ganar en eficacia y eficiencia. Consulte el siguiente diagrama:
tabla

El análisis debe reflejar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para el desarrollo de un trabajo efectivo y de calidad.  Las competencias señaladas establecerán el estándar de cualificación que se desea que posea la plantilla. Consulte el siguiente diagrama:

saber– Determinación de las competencias a desarrollar: El siguiente formulario le será útil para la identificación de necesidades formativas y competencias a desarrollar.

– Objetivos formativos:

tabla2
Ejemplo de proceso de determinación de objetivos de formación:

objetivos_2

Los resultados de este proceso (objetivos de formación) harán referencia a las capacidades a desarrollar en la plantilla para alcanzar el nivel de cualificación deseado y afrontar los retos futuros.

Hasta aquí hemos cubierto los primeros dos pasos para elaborar un plan de formación para su empresa. En la siguiente entrada seguiremos con los siguientes pasos y añadiremos notas de nuestra dilatada experiencia en la elaboración y ejecución de planes de formación de toda índole.

En la segunda parte te contamos siguientes pasos para elaborar un plan de formación para empresa.

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Por qué un cliente es como un(a) suegro(a) Parte II

Por: Alejandro González

Gracias a la primera parte de este post, conocimos las similitudes entre clientes y suegros(as). Pues bien, ahora es el turno de entender cómo estas semejanzas pueden ayudarnos a tener mejores relaciones con clientes (y de paso con la familia política):

El secreto consiste en tratar de agradar y conquistar a un cliente como lo harías con los progenitores de tu pareja:

– Roma no se conquistó en una hora, muéstrate siempre empático y paciente, el tiempo juega a tu favor. Demuestra cariño, respeto y atención por aquello que os une, ya sean servicios o personas.

– Agarra tanta confianza como te otorguen, si es posible algo menos y desde luego NUNCA más. Permanece vigilante a este respecto, en ocasiones determinadas muestras de confianza son pruebas para tratar de predecir futuras conductas inconvenientes.

– Cuenta con la existencia de los recuerdos de homólogos previos y muéstrate como una persona de referencia y de confianza. Has de demostrar que no hay nadie mejor que tú: sé formal, atento, cordial y solícito.

–  Si surge cualquier dificultad actúa velozmente en su solución, maximiza la atención y transparencia sobre el proceso.

– Hazles saber que jugáis en el mismo equipo y que tenéis los mismos objetivos finales. Hazle saber que estás de su parte, como un facilitador de su voluntad y sé comprensivo cuando no puedas darle gusto.

La empatía es tu baza más importante: métete en la cabeza de tu cliente-suegro(a). El cliente-suegro (a) desea esencialmente que todo vaya bien, que exista transparencia y buen hacer. Por ello, evita con tu cliente todo lo que evitarías con tu suegro/a (especialmente en los inicios de vuestra relación):

– Evita dar más información de la que debes sobre los procesos internos. Sé discreto, tanto con la información que das como con la que pides. Pedir y/o dar más información de la debida, puede jugar en tu contra.

– No ocultes los errores importantes: dáselos a conocer temprano y preferiblemente junto con la solución a los mismos.

– No todos los clientes-suegros (as) son iguales, en ocasiones la escasez de interacciones juega más a tu favor que un exceso en de las mismas.

Esta relación de semejanzas es sólo una analogía del día a día que nos sirve para comprender de otra manera las relaciones entre cliente y proveedor. Para entenderlas y trabajarlas adecuada y sistemáticamente es imprescindible disponer de un entrenamiento destrezas y conocimientos al respecto. Desde Educa-training somos expertos en procesos de calidad en la atención al cliente y ayudamos a muchos de nuestros colaboradores a mejorar el día a día con sus colaboradores.

Si deseas que te ayudemos, no dudes en contactarnos a través de info@educa-training.com o del siguiente formulario (Clic Formulario)

Descubre más sobre la relación cliente-suegro en la primera parte de este post.