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Formación y gestión del tiempo: el círculo virtuoso

Las mayores preocupaciones a nivel profesional y en el ámbito de la empresa son la productividad y la correcta gestión del tiempo. Y no es casualidad: desde esta misma tribuna comentábamos recientemente un estudio que indicaba que el 55% de la jornada laboral en España es improductiva y sólo el 45% se dedica a tareas realmente rentables.

Diferenciar lo importante de lo urgente, evitar las pérdidas y los “ladrones” de tiempo, organizar la jornada laboral y optimizar la realización de tareas, saber delegar, empezar por las tareas más duras, no postergarlas… son algunos de los principios básicos para avanzar en la gestión del tiempo. No son secretos ocultos, ni grandes revelaciones, ya que figuran en todos los decálogos y libros sobre gestión del tiempo, y son, además, cuestiones de sentido común. Y sin embargo, a pesar de ser conocidos ¡nos sigue faltando tiempo!

Como en tantos ámbitos del aprendizaje, es necesario diferenciar la teoría de la práctica. Y en ese sentido, se hace necesario complementar toda la literatura de gestión a la que hayamos podido acceder, con una formación práctica en gestión del tiempo. Adquirir habilidades y aprender a aplicar técnicas eficaces en la gestión del tiempo requiere de una formación específica, y por supuesto ¡de invertir tiempo!

Y es que la paradoja de nuestros días es que, a menudo, decimos no tener tiempo para la formación, incluso para esa formación que nos ayudaría a optimizar el tiempo… Por eso, puede afirmarse que sin duda, formación y gestión del tiempo conforman un círculo virtuoso: al aplicarse la formación a esta materia, mejora la productividad, la eficacia y la eficiencia, obteniéndose así más tiempo para otras cuestiones, como, por ejemplo ¡más formación!.

En definitiva, y aunque suponga repetirse una vez más ¿no es hora de ponerse al día en lo que se refiere a gestión del tiempo? No mire el reloj, ¡póngase con ello ya!

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Cómo conciliar y no morir en el intento

A nadie se le escapa que la jornada se hace cada día más difícil. Las distancias, la presión laboral, los continuos cambios y los imprevistos convierten el día a día en un juego de malabares. Si, además, algún día decidiste formarte, tu vida se habrá convertido en una carrera constante en la que predomina la sensación de no llegar nunca a tiempo a nada, dejar todas las tareas incompletas, no acabar nunca de solucionar problemas y sobre todo, preguntarse ¿pero cómo lo hacen los demás?

Sirva de consuelo que nadie es perfecto y nuestros problemas, sean cuáles sean, son mucho más comunes de lo que, a priori, nos parece. En cualquier caso, y aunque no sea la solución definitiva, vayan por delante algunos de los consejos que recomiendan los expertos en management:

  • No satures tu agenda de tareas:  realizar un cronograma por horas puede ser útil para estructurarse mentalmente pero programar muchas tareas no es garantía de que vayan a ejecutarse finalmente; los imprevistos, que surgen siempre, impiden cumplirlas todas, sobre todo si son muchas, y desde luego, hacen muy difícil realizarlas en orden y duración fijado inicialmente. Se realista, programa menos tareas, se flexible y no te castigues si no llegas a todas, ¡al menos lo intentaste!
  • Prioriza: fácil de decir y difícil de hacer, pero es necesario. Diferencia lo que es urgente de lo que puede esperar y pondéralo también con su nivel de importancia. El síndrome de la respuesta inmediata lleva a menudo a relegar tareas importantes o realmente urgentes, por dejar cerrados de inmediato temas que en realidad son secundarios. No todo puede ser igual de importante y urgente ¡prioriza!
  • Aprende a decir no: vivimos en la cultura de la asertividad, en la que parece que sólo hay opción para el sí. Sin embargo, un no a tiempo permitirá dar muchos más síes que lo contrario. Identifica aquello o aquellos que pueden hacerte perder tiempo inútilmente y aprenda a decirles no. ¡Ganará muchos síes!
  • Ordena: el caos no es un buen medio para optimizar el tiempo y ser efectivos. Pon orden en tus procesos de trabajo, en la organización de tu tiempo y hasta en la forma en que dispones tu escritorio ¡sí, también el de tu ordenador!
  • Aprovecha la tecnología: para muchos, invertir tiempo en aprender a usar la tecnología y utilizarla es una pérdida de tiempo. Sin embargo, la mayor pérdida de tiempo es no aprender a usar la tecnología en nuestro favor: agenda, alertas, carpetas compartidas, herramientas de gestión, son muchas las aplicaciones que pueden simplificar nuestro día a día y ahorrarnos mucho tiempo. Invierte tu tiempo en tecnología ¡y lo ganarás para otras cosas!
  • … pero no te pases: la tecnología es especialmente propensa a crear pequeñas adicciones y a dilatar el tiempo de uso, distrayéndonos de lo realmente importante. Se trata de que utilices la tecnología, no de que la tecnología te utilice…
  • Asume que todo no siempre será perfecto: la perfección es imperfecta, y la imperfección, perfecta, ya lo dice la filosofía oriental. Asume que no siempre podrás hacerlo todo como lo imaginaste, tanto en plazos como en resultados. No te obsesiones con aprovechar cada minuto de tu tiempo y dedica más tiempo a evaluar, a toro pasado, qué errores has cometido y cómo correjirlos en el futuro. ¡Será perfecto!

Nota: artículo basado en Need work-life balance? 7 tips

El valor del tiempo

¿Qué ocurriría si supiéramos desde que nacemos el tiempo que nos resta de vida pero nos dieran la oportunidad de aumentarlo a cambio de trabajo o de otros bienes y servicios? Este es el planteamiento inicial de “In Time“, una película de ciencia ficción y acción que se estrena estos días en España y que nos permite trasladar esa reflexión al mundo del management.

Al fin y al cabo, el trabajo no es más que una forma de ocupar el tiempo para producir bienes y servicios que, a su vez, se comprarán con dinero ganado … ocupando el tiempo. En definitiva, y como se oye decir a menudo, el trabajo es para muchos, la venta de tiempo, para obtener la moneda necesaria, para comprar tiempo. Ahora bien, y en términos laborales ¿vale el tiempo siempre lo mismo? Obviamente, no. Por ejemplo, en clave de empresa, el tiempo productivo no puede ser igual al tiempo improductivo; a lo primero se le llamaría ganar tiempo, y a lo segundo, perderlo.

Del mismo modo, no debería tener el mismo valor el tiempo empleado por un profesional cualificado en una tarea especializada, que el ocupado por quien no reúne cualificación alguna en tareas que no requieran dicha especialización (aunque para ponerle precio influyan otros factores como el precio del producto obtenido con ese tiempo,  y la ley de oferta y demanda, tanto en la producción, como en la venta final…).

Podríamos extendernos en poner ejemplos de cómo el tiempo, que todo lo llena y es el sino de nuestra existencia, puede aportarnos múltiples formas de valorar en qué lo ocupamos y la repercusión de esa decisión en el mundo profesional y empresarial. Pero centrándonos en las dos analogías planteadas, basten estas para abordar las dos cuestiones que más preocupan hoy a empresas y trabajadores.

Por una parte, preocupa la gestión del tiempo. Y lo hace porque de ella depende la productividad. España, concretamente, ha sido siempre duramente criticada por sus extensas jornadas laborales, que a la postre, convierten el grado de productividad en bajo ya que no se produce más que otros países y además, requiere mucho más tiempo. Esto, que ya en sí mismo es un problema, repercute sobre la otra cuestión a abordar, que no es otra que la consecuencia de esa deficiente gestión del tiempo en la vida privada, personal, y su respectivo tiempo. La lección salta a la vista: si se gestionara bien el tiempo, seríamos productivos, y a la par, tendríamos más tiempo para nosotros mismos. Y entonces ¿por qué no lo hacemos?

La solución engarza con el otro gran asunto: el valor del tiempo. Hacer que crezca el valor del tiempo de trabajo no es una cuestión sólo de mercado (oferta y demanda), sino también de cualificación. Formarse y desarrollarse profesionalmente cada día hará que nuestro tiempo laboral aumente de valor y lo hará aún más cuanta mayor sea nuestra capacidad para ejercer nuestro trabajo con los mayores niveles de excelencia. Además, la formación aumentará nuestra productividad, aumentando el tiempo que podremos dedicar a otras parcelas de nuestra vida, como la familiar y personal.

Por todo ello la formación, pese a lo que piensen algunos, no es una pérdida de tiempo, sino la mejor forma de ganárselo al futuro, en términos de empresa, profesionales y personales.

De modo que, no pierdan tiempo. Están a tiempo…


Lecturas de RRHH para el verano (1)

Con la llegada del verano no podíamos por menos que recomendar algunas lecturas que, de forma relajada, nos aporten algún conocimiento útil para emprender la tarea con ideas renovadas a la vuelta de vacaciones. Aunque trataremos, a lo largo de varios post, de listar recomendaciones de todo tipo, creemos aconsejable empezar con lo que a priori, puede ser más ligero, los llamados libros de auto-ayuda con un enfoque de gestión de recursos humanos y conceptos como la excelencia, el talento, la superación, la formación, etc. Sin más vaya tras estas líneas una pequeña selección para que cada cual pueda elegir su lectura “ligera” aunque formativa, para sus vacaciones:

  • Las pequeñas cosas: recopilación de trucos y tips para alcanzar la excelencia en la gestión de uno mismo y de su trabajo. Escrito por el reconocido gurú Tom Peters, lista hasta 163 consejos sobre la gestión del tiempo, la organización de las tareas, la priorización  pero también la gestión de las propias emociones o la forma de ejercer el liderazgo “adecuadamente”;
  • Cambia el chip: se anuncia bajo el eslogan de que 500.000 profesionales han leído ya este libro en Estados Unidos y han logrado, al fin, cambiar alguna cosa … Se trata de un libro sobre la resistencia al cambio y la forma en que puede gestionarse para avanzar en la vida, en el trabajo y en la empresa;
  • No miedo: la conocida gurú de recursos humanos Pilar Jericó aborda en este libro uno de los temas clásicos en la gestión: el miedo o los miedos que nos aquejan en el transcurrir de nuestro desempeño profesional. De la mano del cambio y su potenciación, Jericó aborda con nuevas perspectivas un concepto fundamental para el desarrollo de las personas;
  • Los osos ya no comen salmón: “Este libro se ha escrito para hacerte pensar, para sorprenderte, para que te unas a él y para que seas tú quien escriba el capítulo que le falta.” Con esta frase se anuncia un volumen que trata sobre el aprendizaje y las lecciones que deben sacarse del fracaso y sobre todo de la necesidad de dar otro enfoque a esa situación para convertirla en triunfo;
  • Arqueología del talento: a menudo se oye a personas que al sincerarse dicen no sentir o no reconocer su vocación o las tareas en las que de verdad dan valor y con las que se sienten a gusto. Descubrir el propio talento, encontrar el camino para desarrollarlo y conciliarlo con la propia personalidad es el objetivo de este libro, que ofrece pautas y recomendaciones para la gestión de las cualidades en armonía con uno mismo;
  • El bus de la energía: tomar las cosas en positivo y actuar con esa actitud es el mensaje de fondo de este volumen en el que el autor desgrana, a través de un relato, formas de enfrentarse a la adversidad y sacar el mayor provecho de los contratiempos que proporciona la vida;
  • 10 minutos, 10 meses, 10 años: no tardará ni 10 minutos, ni 10 meses, ni 10 años en leerse este libro pero su propósito es que empiece a pensar en esos términos a la hora de tomar decisiones. Un nuevo enfoque que permitirá enfrentarse a distintas disyuntivas de un modo distinto y sin duda, muy resolutivo y que además proporcionará al lector pistas para alcanzar un mayor grado de autonomía personal y profesional.