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Formación para producir más ¡y en menos tiempo!

Como ya comentábamos al hilo del último Congreso Nacional para la Racionalización de los horarios españoles, más tiempo de trabajo no siempre es igual a más y mejor servicio o productos. Los últimos en resaltar de nuevo esta realidad, 1.000 veces repetida y pocas veces asumida, ha sido el primer Meeting de Recursos Humanos organizado recientemente por la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval). Durante el mismo, se daban datos como que el 55% de la jornada laboral en España es improductiva y sólo el 45% se dedica a tareas realmente rentables. Ha leído bien: casi la mitad de la jornada laboral ¡es improductiva!

Este dato nos lleva a realizar dos reflexiones antitéticas. Es decir, ¿podemos suponer entonces, que si redujéramos la jornada laboral a la mitad, esto no afectaría a la productividad?  ¿o se puede deducir de ello que si aprovecháramos mejor la jornada laboral duplicaríamos nuestra productividad y eficiencia?

Tanto ante la primera pregunta, como ante la segunda, la respuesta debe ser unívoca: el tiempo de trabajo es una inversión y por lo tanto, como tal, debe ser rentable, es decir, en términos de trabajo: productiva. Pero ¿cómo hacerlo? Cada caso requerirá una solución a medida pero sin duda, optimizar el tiempo de trabajo empieza con una formación en empresa.

Por una parte, es necesaria una formación en la optimización del tiempo, en la que se enseñe a priorizar, eliminar tareas improductivas y reducir los tiempos “muertos” y/o de transición entre tareas. Por otra parte, será necesaria una formación específica en cada tarea, para que el tiempo que se invierta en ella sea efectivo, convirtiéndose en un bien con valor añadido, y no un gasto…

En medio de todo ello, quizás encontremos, de paso, razones para reducir la jornada laboral, pero eso es harina de otro costal, y será una de las consecuencias positivas de saber aprovechar el tiempo.

¡El tiempo es oro, aprende a usarlo!

 

Aprovechar la vuelta al trabajo para reorganizarse

Las vacaciones marcan un hito, un antes y un después en el año laboral. De alguna forma, psicológicamente, marcamos una barrera que nos lleva a pensar en términos de “curso”, al igual que un estudiante, en lugar de en años, como sucede inevitablemente en áreas como la fiscal o comercial, por ejemplo. Por lo tanto, marcamos un principio de etapa. Además, la vuelta del descanso estival  suele acarrear cierto estrés: los horarios, las tareas, etc, no se asimilan tan rápido como exige el ritmo de trabajo y el desfase entre ritmo vital y requerimientos profesionales generan conflictos motivacionales, de organización y finalmente de tensión psicológica.

Por todo ello es un buen momento para detenerse un instante y planificar la vuelta al trabajo. Poner negro sobre blanco en el organigrama de trabajo, desde las tareas periódicas, hasta los objetivos y acciones globales nos ayudará en varios frentes.

Primero nos ayudará a reordenar la cabeza (gestión) sin perder los pies (tensión), lo cual nos liberará de la estresante situación de encontrarse con todas nuestras tareas de golpe, como envueltas en una insondable madeja. Establecer prioridades por importancia y urgencia se aventura fundamental y nos permitirá establecer un orden lógico para su ejecución.

En segundo lugar será útil para volver a sentir que tenemos el control sobre nuestras tareas sin perder de vista los objetivos a medio y largo plazo justo antes del inicio del cuarto trimestre, y enfocar así el final de año ordenadamente.

En tercer lugar, al clarificar el trabajo se encuentran a menudo nuevos modos de hacer. Con la mente renovada tras las vacaciones es fácil que detectemos nuevos caminos donde antes solo veíamos una ruta. Es decir, nos ayudará a optimizar nuestro tiempo y reorganizar algunas tareas, probando alternativas en la metodología o la organización productiva.

Finalmente, un esquema claro de trabajo nos ayudará a realizar la planificación diaria, más aconsejable que nunca por los mismos motivos mencionados. Es decir, si normalmente es una práctica recomendable empezar la jornada marcando tareas y prioridades, hacerlo ahora se aventura como casi necesario.

Aunque la urgencia nos reclame, impidiéndonos parar un segundo a pensar, es importante hacerlo y vencer ese primer miedo que nos impulsa a hacerlo todo de golpe … nuestra mente lo agradecerá y nuestra productividad también. Se impone además como una práctica recomendable no sólo para cada profesional, sino a modo departamental, especialmente desde Recursos Humanos, ayudando así a nuestros equipos a organizarse mejor, optimizar el tiempo y mejorando en definitiva la gestión del trabajo.